Valion varautuminen kriisitilanteeseen

HR-asiantuntijat ovat olleet tiiviisti mukana päivittäin koronakriisiin liittyvässä asiantuntijatyössä ja seuranneet tilanteen etenemistä Suomessa ja kansainvälisesti. HR-tiimi on myös tehnyt suosituksia Valion päätöksentekoa ajatellen yhdessä muiden asiantuntijoiden kanssa.

Olen itse toiminut Valion koronakriisijohtajana, ja työ on ollut hektistä mutta tuntunut erityisen merkitykselliseltä. Olemme löytäneet hyviä käytäntöjä myös pandemian jälkeiseen aikaan. Esimerkiksi se, että sairaana ei tulla töihin lievissäkään flunssaoireissa, vähentää muidenkin virustautien leviämistä työyhteisössä.

Osa valiolaisista on ollut koronakriisin ajan etätöissä, ja tämä on vaatinut esimiehiltä uutta lähestymistapaa tiimin johtamiseen ja lähiesimiestyöhön. Suurin osa Valion työntekijöistä on kuitenkin ollut koko kriisin ajan töissä paikan päällä esimerkiksi tuotannossa tai varastossa. Olemme kehittäneet paljon uusia käytäntöjä siihen, miten huolehdimme työntekijöiden terveydestä ja toimitusvarmuudesta asiakkaille poikkeuksellisessa tilanteessa. Olemme tähän mennessä onnistuneet hallitsemaan tilannetta Valiolla olosuhteisiin nähden hyvin.

Olen ollut erittäin iloinen ja ylpeä valiolaisten kyvystä puhaltaa vaikeanakin aikana yhteen hiileen ja huolehtia sekä henkilöstöstä että toimitusvarmuudesta laadukkaasti.

Turvallisuus lähtökohtana kaikessa tekemisessä

Koronaan liittyvät asiat ovat osa jokapäiväistä tekemistämme ja seuraamme jatkuvasti taudin kehittymistä maailmalla, Euroopassa ja Suomessa. Koronakriisin hoitamiseen liittyvät akuutit asiat vähentyivät kesän aikana, mutta syksyn edetessä sekä virus että siihen vastaavat toimenpiteet ovat aktivoituneet. Seuraamme tarkasti Suomen hallituksen antamia suosituksia ja ohjeistuksia esimerkiksi etätyön suhteen niissä tehtävissä, joissa se on mahdollista.

Kevään kokemusten jäljiltä meillä on menettelyt ja ohjeistukset kunnossa. Pystymme reagoimaan nopeasti muuttuviin olosuhteisiin. Toivottavasti meillä kaikilla riittää pitkäjänteisyyttä ohjeiden noudattamisessa töissä ja vapaa-ajalla. Koronapandemia ei ole vielä ohi ja toisen tautiaallon tuleminen näyttää todennäköiseltä, mutta emme vielä tiedä, miten se tulee vaikuttamaan. Muistetaan hyvä käsi- ja yskimis-hygienia ja pidetään turvaetäisyys aina kun se on mahdollista. Pidetään itsestämme ja toisistamme huolta ja pysytään terveinä.

Valion tilaus-toimitusprosessissa ja logistiikassa on varauduttu koronatilanteeseen etupainotteisesti

Viikolla 12 kuluttajat ryntäsivät kauppoihin ja hyllyt tyhjenivät vauhdilla, ja ensin lähdettiinkin hallitsemaan volyymin kasvua ja sitä, miten saadaan tuotteet riittämään. Ensimmäisen aallon haasteista selvisimme melko hyvin. Kaikki maito pystyttiin keräilemään ja valmistamaan säilyvään muotoon.

Tilaus-toimitusprosessissa ketju lähtee maidon keräilystä ja päätyy tehtaiden kautta kauppojen hyllyille tai vientiin. Toimitusvarmuus on ollut meille ykkösasia, ja siinä on pitänyt ottaa monia asioita huomioon. Esimerkiksi pakkausmateriaaleissa on voinut olla viiveitä tai puutteita, joka on vaikuttanut siihen, minne maitoa kannattaa milloinkin kuljettaa jalostettavaksi. Myös viennin kysynnässä on tapahtunut isoja muutoksia nopeassa aikataulussa. Esimerkiksi Ranskan teollisuusvoin kysynnän hiipuessa Kiinan jauhepuoli veti kuitenkin onneksi hyvin. Myös meriliikenteen konttien saatavuus on ollut ajoittain huonompaa.

Uudessa toimintamallissa toimintavarmuutta on tarkasteltu seitsemänä päivänä viikossa klo 10, jolloin on pystytty huomioimaan ja ennakoimaan mahdollisia poikkeustilanteita. Olemme myös olleet proaktiivisia niin viranomaisten kuin tavarantoimittajienkin suhteen pienistä yksityiskohdista isoon kuvaan.

Koko Valion tasolla huolellisella toiminnalla ja aktiivisella tiedonvälityksellä on päästy vähin ongelmin kriisistä läpi. Meillä on hyvä kriisivalmius, jota on testattu aiemminkin. On olemassa tietty rutiini, johon voidaan siirtyä poikkeustilanteessa ja kokeneita henkilöitä, jotka pystyvät ottamaan tilanteen haltuun ja uudelleenorganisoimaan toimintoja tarvittaessa. Näin järeää, laajaa ja pitkäkestoista kriisiä ei ole omalla urallani aiemmin tullut vastaan. Kaiken kaikkiaan koettelemus on ollut iso, mutta voi sanoa, että varsin hyvin olemme siitä tähän mennessä selvinneet.

Jokainen kriisi on kuitenkin erilainen ja aina joutuu sopeutumaan tilanteeseen. Kokonaisuudessaan tämä kokemus tukevoittaa kriisivalmiuttamme ja varmasti hyviä oppeja jää elämään. Esimerkiksi hygieniataso on korkealla tehtailla jo lähtökohtaisesti, mutta kun jokainen yksilö on entistä huolellisempi, se nostaa tasoa entisestään.

Laboratorioissa muutoksia toimintamalleihin

Laboratorioissa poikkeusaika näkyi ensimmäisenä vierailijoiden liikkumisen rajoituksina maaliskuun puolivälissä. Laboratorioiden analysaattoreille tehtävien huoltojen välttämättömyys tuli tarkkaan arvioida ja huoltohenkilökunta ohjeistaa toimimaan tartuntariskit minimoiden. Laboratorion vierailijakäynnit peruttiin kokonaan, samoin maitotila-yrittäjien mahdollisuus tuoda itse näytteitä laboratorioon. Varautumissuunnitelmissa on huomioitu ja analysoitu toimintojen priorisointia, analysointitarvikkeiden varastojen riittävyyttä ja tehty työvoiman osaamiskartoitusta mahdollisia resurssihaasteita ajatellen sekä suunniteltu viestintää ja viestintäkanavia mahdollisissa ongelmatilanteissa.

Laboratoriossa on erityisesti kiinnitetty huomiota lähikontaktien välttämiseen työntekijöiden kesken. Työskentelyä on pyritty ohjaamaan niin paljon kuin mahdollista erillään työskentelemiseen. Myös osittaisella maskien käytöllä suojataan henkilökuntaa.

Utaretulehdusmääritystarvikkeiden saatavuudessa on ollut suuria ongelmia, koska määrityksissä käytetään samoja muovitarvikkeita kuin koronatestauksissa. Muovitavaran vähyys ohjasi meitä ottamaan käyttöön vaihtoehtoisen, osin manuaalisen tavan tehdä DNA:n eristystä. Tämä oli työlästä ja vaati perehdytystä työntekijöille. Muovitarvikkeiden saatavuus parani kesäkuun lopulla, kun kyseistä muovitavaraa valmistava yritys kaksinkertaisti valmistuskapasiteettinsa. Tämä oli tärkeä asia, sillä erityisesti heinä- ja elokuu ovat utaretulehdusmääritysten suhteen vilkkaita kuukausia. Muovitavaran puute on voinut näkyä maitotilayrittäjille analysointiviiveen kasvuna. Kaikki näytteet on kuitenkin saatu analysoitua, ja pahimmillaankin analysointiviive on ollut enimmillään vuorokauden.

Laboratorion palvelut ovat pystyneetkin pyörimään aivan normaalisti, koska epidemia ei ole aiheuttanut meillä sairaspoissaoloja.

Kriisi on havainnollistanut, miten monipuolinen ja monitahoinen toimintamalli meillä onkaan. Laboratorion toiminta riippuu monesta toimijasta: ketjuun kuuluvat tavarantoimittajat, huolto-osaajat, osaaminen henkilökunnassa, kuljetuslogistiikka sekä tietotekniset osaajat. Hyvää yhteistyötä tulee jatkossakin vaalia sujuvien toimintojen ylläpitämiseksi.

Osuuskunnissa on löydetty uusia tapoja tehdä työtä

Osuuskunnissa on koko koronakriisin ajan sovellettu valiolaisia ohjeistuksia. Maaliskuun lopulla siirryttiin etätöihin kaikissa niissä tehtävissä, joissa se oli mahdollista. Asiantuntijapalveluissa eli neuvonnassa tehtiin vain välttämättömät tilakäynnit tartuntariskien minimoimiseksi. Esimerkiksi tilakäyntejä on tehty etäyhteyksien välityksellä, samoin koulutustilaisuuksia ja pienryhmiä on järjestetty etänä. Sopimustuotantoon siirtymiseen liittyvät isot päätöskokoukset, palaverit ja infot jouduttiin pitämään etäyhteydellä ja videotallenteilla.

Tilavierailut ja kontaktit on pidetty minimissä, ja se on tarkoittanut, että esimerkiksi huoltoasentajat ovat hoitaneet vain välttämättömät tilasäiliöiden vikakorjaukset ja vaihdot. Kiireettömämpiä huoltotoimenpiteitä on siirretty eteenpäin. Tilat ovat tilanneet enemmän tuotteita Valmakaupan maitoautotoimituksella ja vähentäneet siten omia kauppareissujaan ja altistumisen riskiä.

Maidon keräilyssä on tehty yleisiä ohjeistuksia esimerkiksi maitoauton kuljettajille hygieniaan ja desinfiointiin liittyen. Valioryhmä on tiedottanut liikennöitsijöitä ja pyytänyt pohtimaan toimintaohjeita, varajärjestelmiä ja -henkilöitä kuljettajien sairastumisten varalle. Myös tiloja on ohjeistettu miettimään, kuka tulee lypsämään ja mitkä olisivat työohjeet, jos sattuisi itse sairastumaan.

Alkuvaiheessa tiloilta tuli jonkin verran kyselyitä, että onhan mietitty kaikki varajärjestelmät ja haluttiin varmistaa, ettei viedä tauteja tiloille. Ohjeistusten myötä kyselyt ovat vähentyneet. Myös muut hygienia-kysymykset ja yksittäiset muutokset kuten tehtaan yhteydessä olevien Valmakauppojen väliaikaiset sulkemiset kiinnostivat kentällä.

Kriisi on opettanut varautumisen tärkeyden ja sen, että Valiolla pitää olla suunnitelmia ja toimintamalleja erilaisiin tilanteisiin. Isommassa kuvassa toivoisi, että yhteiskunnassa kiinnitettäisiin laajemminkin huomiota huoltovarmuuteen ja ruokaturvaan. Oli vakava paikka, kun tilattuja hengityssuojaimia ei saatu Suomeen, mutta entä jos kyseessä olisi ollut ruoka? Kun mennään ajassa vuosisata eteenpäin, on todennäköistä, että erilaiset kriisit ja myös ruoka-kriisit lisääntyvät. Erään sanonnan mukaan täydellisen harmonian ja täydellisen anarkian ero on kolme väliin jäänyttä ruokailua. On tärkeää huolehtia siitä, että ruokaketjuista ei tule liian pitkiä ja että meillä säilyy kotimaista, kotimaisessa omistuksessa olevaa ruokatuotantoa ja jalostusta. Kriisin keskellä omaan työhön on tuonut merkityksellisyyttä se, että saa työskennellä näin tärkeän asian kuin ruokatuotannon parissa.

Poikkeusaika pakotti meidät etsimään uudenlaisia tapoja tehdä töitä ja hyvät käytännöt kannattaa ilman muuta säilyttää. On hyvä pohtia, mitä asioita kannattaa jatkossa tehdä etäyhteyksien välityksellä, kun välimatkat ovat suuret. Kasvokkaisilla tapaamisilla on ilman muuta jatkossakin paikkansa, mutta esimerkiksi lyhyet 5–15 minuutin pituiset infot on omistajayrittäjien kätevä kuunnella vaikka traktoria ajaessa, ja näitä tulemme varmasti lisäämään. Myös päätöksenteossa on pystytty reagoimaan asioihin etänä nopeasti. Jatkossa onkin hyvä pohtia, mitä asioita on kätevä käsitellä etänä ja keskittyä kasvokkain strategiseen suunnitteluun ja päätöksentekoon.

Valmakaupoissa pidetään huolta kriittisten tarvikkeiden riittävyydestä

Kun maailmalta alkoi tulla viestejä koronaviruksesta, aloimme Valmakaupoissa välittömästi varautua poikkeavaan tilanteeseen. Hankimme normaalia isompia määriä käsidesiä, hengityssuojaimia ja suojakäsineitä. Näin pyrimme varmistamaan, että kriittisiä tuotteita riittäisi maidontuottajille.

Suojavarusteita on hankittu useilta toimijoilta. Varmistaaksemme tuoteturvallisuuden olemme käyttäneet tuttuja hankintakanavia, emmekä ole hankkineet kriittisiä tarvikkeita tuntemattomilta yrityksiltä tai ”hinnalla millä hyvänsä”.

Valmakauppojen kassoille asennettiin suojapleksit ja niissä on lopetettu käteisen rahan käyttö. Toistaiseksi olemme myös peruneet kaikki markkinatapahtumat, teemapäivät ja kahvitarjoilut. Loppuvuoden 2020 ja alkuvuoden 2021 asiakastapahtumien osalta tilanteen kehittymistä seurataan herkällä korvalla.

Verkostojakelupisteet eli Valion tehtaiden yhteydessä olevat Valmakaupat olivat huhti- ja toukokuun suljettuina asiakkailta. Maitoautojen kyytiin lastattiin vain maitotilayrittäjien verkkokaupasta tilaamat tuotteet. Näin pyrimme osaltamme ehkäisemään koronan mahdollista leviämistä kriittisessä maidonhankintaketjussa ja Valion tehtaissa.

Koronaviruksen leviämisen ehkäiseminen muutti myös meidän toimintatapojamme. Esimerkiksi kampanjakirjeiden tilausliput poistuivat. Asiakkaat ovat löytäneet verkkokauppamme, ja tilaukset tulevatkin nyt sitä kautta kätevästi maitoautotoimituksiin. Maitoautojakelun mukana tilattujen tuotteiden määrä onkin lisääntynyt huomattavasti.

Tämä poikkeustila on opettanut, että meidän on tärkeää varmistaa kriittisten tuotteiden saatavuus myös ongelmatilanteissa. Meidän on lisäksi aktivoitava tuottajia pitämään myös omia varmuusvarastoja kriittisistä tuotteista, kuten pesu- ja desinfiointiaineista, suojakäsineistä sekä hengityssuojaimista. Tiettyjä kriittisiä lypsykoneiden varasosia on hyvä varata myös. Meille hallinnossa työskenteleville etäkokoukset ovat olleet arkipäivää jo pidemmän aikaa. Siinä säästyy myös aikaa ja rahaa, kun ei tarvitse matkustaa eri kokouspaikkakunnille.

Tämän kokemuksen myötä meillä on entistä parempi valmius reagoida äkillisesti muuttuneisiin olosuhteisiin ja tiedottaa niistä omistajayrittäjiä nopeallakin aikataululla.

Päivitetyt kriisiohjeistukset Valmassa

Omaan työhöni tässä poikkeustilanteessa on kuulunut muun muassa maitotilan kriisiohjeistuksen työstäminen Valio Laatu -tiimin kanssa. Lypsyohjeiden työstämiseen osallistui myös Valio Lypsy -tiimi. Taustalla oli huoli siitä, että virus leviäisi maitotiloille, jolloin se vaikuttaisi haitallisesti eläinten hoitoon ja lypsyyn. Ohjeistusten avulla haluttiin estää myös viruksen leviäminen tiloilta toiselle tai maitoauton kuljettajiin.

Huomasimme, että Valmassa on paljon hyviä ohjeita, mutta niiden löytäminen on välillä vaikeaa. Kriisivalmiusohjeiden pitää olla helposti löydettävissä Valmasta, joten niille tehtiin sinne selkeästi oma paikkansa. Lisäksi tehtiin tarkistuslista ja muutama uusi ohjekin. Kriisipakettiin kerättiin myös aiheeseen liittyviä hyödyllisiä linkkejä.

Halusimme tehdä kriisivalmiusohjeista yleispätevät, jotta niitä voi hyödyntää kaikissa mahdollisissa tilaa kohtaavissa kriiseissä, kuten äkillisissä sairastumisissa tai loukkaantumisissa. Maitotiloilla ei ole välttämättä aina selviä toimintaohjeita tilanteessa, jos tilan väki ei pääsekään itse navetalle. Varahenkilöt ja toimenpiteet on erittäin tärkeää miettiä etukäteen. Kokonaisuus haluttiin myös pitää tiiviinä, joten siihen valittiin vain ehdottoman tärkeät ohjeet, kuten ohjeistukset antibioottijäämien hallintaan, lomittajaohjeisiin, lypsyyn, jäähdytykseen ja pesuihin.

Mielestäni kriisi on osoittanut, että pystymme nopeasti reagoimaan muuttuviin tilanteisiin. Sekä tiloilla että maidon keräilyssä uudet toimintaohjeet otettiin nopeasti käyttöön eikä virus ole päässyt leviämään.

Nyt kun meillä on kattava kriisivalmiuskokonaisuus Valmassa, ohjeistus on tärkeää pitää ajan tasalla ja tarkistaa säännöllisesti. Samantyylistä kehitystyötä kannattaa ehdottomasti jatkaa myös muiden asiakokonaisuuksien osalta. Tarkistus- eli tsekkilista on hyvä apuväline tarkistaessa, että kriisivalmiusasiat ovat omalla tilalla kunnossa.

Onko oman tilasi kriisiohjeistus kunnossa?

Jos kotieläintuotantoa harjoittavalla maatalousyrittäjällä havaitaan koronatartunta tai tilan yrittäjä asetetaan koronakaranteeniin, tulee selvittää, miten kotieläinten hoito järjestetään. Kattavan tietopaketin poikkeustilanteisiin tarkistuslistoineen löydät Valman Maitotilan kriisivalmius -osiosta. Samaan paikkaan on koottu myös tietoa koronaviruksesta.

Varautuminen ja tautisuoja Kotalan tilalla

Jouni ja Päivi Lukkarisen maitotilalla Pohjois-Pielavedellä pidetään ohjeistukset ajan tasalla.

Kun tullaan sisään toimistotilaan, vierailijalla on heti vastassa tärkeimmät ohjeet. Valkotaululla näkyy sen hetken tilanne, jos on jotakin erityistä huomioitavaa eläinten hoidossa. Esimerkiksi jos jokin eläin syö huonosti tai on lääkintätarpeita. Muut ohjeet löytyvät päivittämällä ylläpidettävästä kansiosta. Kansiossa on kuvattu tehtäväjärjestys, työtavat ja niin edelleen. Kansiosta löytyy myös linkit tarkentaviin, esimerkiksi laitevalmistajien ohjeisiin. Poistumis- ja paloturvallisuusohjeet löytyvät myös toimistotilasta. Toimistoon tullaan tautisulun läpi ja siitä jatketaan eläintilaan”, Jouni Lukkarinen kertoo.

Lukkariset ovat halunneet pitää ohjeet mahdollisimman selkeinä ja ovat saaneet niistä hyvää palautetta:

”Muutama vuosi sitten paikallinen lomitusvastaava kävi tutustumassa meidän tilan lomitusohjeisiin, ja hän olisi omien sanojensa mukaan pystynyt itsekin ryhtymään niiden perusteella töihin. Alalla työskenteleville esimerkiksi tautisulkuun liittyvät asiat ovat itsestään selviä, mutta poikkeuksen mahdollisuus on aina olemassa. Esimerkiksi meillä on kerran ohjeista huolimatta teollisen rehun kuljettaja mennyt suoraan ruokintapöydälle omissa vaatteissa. Tilalta toiselle kun ajellaan, siinä on riskinsä. Todennäköisyyksiä on turha miettiä. On tärkeää, että ohjeet ovat kunnossa ja että niiden mukaan myös toimitaan”, sanoo Päivi Lukkarinen.

Poikkeusaika on vaatinut päivittämään ohjeistuksia joiltakin osin.

”Tautisulku täytyy tietysti olla kunnossa eläintautejakin ajatellen. Nyt on tietysti vierailut karsittu minimiin ja kaikki mahdollinen hoidettu etänä. Mutta esimerkiksi eläinlääkärikäynnit vaativat useimmiten edelleen tutkimusta paikan päällä. Vierailijaa odottaa tautisulkutilassa ohjeistus, käsidesi, suojavaatteet ja käsineet. Lisäohjeistuksena ohjeistetaan pitämään etäisyydet. Kertakäyttöisiä hengityssuojaimia on myös tarjolla. Itse käytän navetassa ammattiallergian takia hengityssuojainta muutenkin, ja se suojaa ainakin muita minulta”, Jouni Lukkarinen luettelee.

Varotoimenpiteenä Lukkaristen tilalla on tehty järjestelyjä samassa tilassa työskentelyyn. Tilalla on varauduttu myös tilanteeseen, jossa toinen tai molemmat omistajayrittäjistä olisivat estyneitä työhön.

”Meillä on osa-aikainen työntekijä töissä joka toinen viikko. Hänen kanssaan sovittiin jo keväällä, että vältämme työskentelyä samassa tilassa mahdollisimman paljon. Hän kun on vuoroviikoin toisella tilalla. Jos jompikumpi meistä yrittäjistä sairastuisi tai joutuisi eristykseen, työntekijä ottaisi enemmän vastuuta navettapuolesta. Meillä on myös kaksi teini-ikäistä lasta, joiden kanssa on käyty kriittiset työvaiheet läpi. Päivittäiset rutiinit hoituvat heiltäkin. Lomitushallinto on tietysti myös varalla olemassa, mutta olemme lisäksi halunneet miettiä myös omia järjestelyjä”, Jouni Lukkarinen toteaa.