Maito ja Me

Valiolaisen maitotilayrittäjän ammattilehti

Ota budjetti haltuun

Tilakoon kasvaessa taloushallinnoksi ei enää riita pelkkä saldotieto tai mutu-tuntuma. Sähköisin työkaluin budjetti pysyy hallussa, eikä ikäviä yllätyksiä tule.

Budjetointi tarkoittaa kuukausittaisten tulojen, menojen ja rahavarojen riittävyyden ennakointia.

Ruutupaperi-laskinsysteemi kannattaa vaihtaa sähköiseen taloushallintoon, joka on paras apu budjetin teossa.

Toimivan budjetoinnin edellytys on täsmällisesti tehty kirjanpito. Jos maitotulot kirjataan pelkästään yhteissummana vuoden lopussa, eikä menoja eritellä riittävän tarkasti, on turha alkaa laatia tarkkaa budjettia seuraavalle vuodelle.

Kirjanpitoon kertynyt data edellisiltä vuosilta on arvokasta tietoa silloin, kun se on hyödynnettävässä muodossa. Maitotiloilla tulot ja menot tulevat säännöllisesti ja edellisen vuoden kirjanpitotietoja voidaan käyttää pohjana laadittaessa budjettia seuraavalle vuodelle.

Tietoja ei tarvitse syöttää käsin, kun ne saadaan siirrettyä sähköisesti kirjanpito-ohjelmasta budjetointi-työkaluun. Budjetti laaditaan tekemällä edellisen tilikauden pohjaan tarvittavat muutokset esimerkiksi maitomäärien perusteella. Isoimmat menoerät, lainanlyhennykset ja ennakkoverot tarkistetaan, ja joka kuukaudelle varataan tietty summa yksityistalouteen.

Lisäämällä budjettiin suunnitteilla olevat investoinnit nähdään, riittävätkö rahat vai tarvitaanko lisärahoitusta.

 

Täyden hyödyn budjetoinnista saa, kun budjettia päivitetään kerran kuukaudessa tai esimerkiksi neljä kertaa vuodessa. Samalla loppuvuoden budjettia voidaan tarkentaa.

Osakeyhtiömuotoisilla tiloilla voidaan ottaa käyttöön kattava budjetointi- ja raportointityökalu, joka ennustaa kassavirran lisäksi myös muun muassa tilikauden tuloksen. Kun budjetti päivitetään joka kuukausi, myös tulosennuste tarkentuu tilikauden edetessä.

 

Kantoniemen Tila Oy Ähtäristä otti käyttöön sähköisen budjetoinnin ja raportoinnin ensimmäisten tilojen joukossa. Budjetti ja raportit päivittyvät kerran kuukaudessa toteutuneen kirjanpidon mukaisesti. Budjetti laaditaan aina vuodeksi eteenpäin ennakoidun maitomäärän ja tiedossa olevien muutosten perusteella.

Jos tilanteet muuttuvat, budjettia pystytään päivittämään nopeasti ja uusi budjetti on heti tilan käytettävissä. Kirsi Kantoniemi kertoo tehneensä budjettia aikaisemmin Excelillä, mutta sen päivittäminen ja seuranta jäivät tekemättä käsin liian työläänä ja aikaa vievänä. Nyt aikaa jää enemmän budjetin ja raporttien seurantaan, kun päivitys tehdään automaattisesti heti kuukauden kirjanpidon valmistuttua.